O Administrador do SIGFIS da sua Unidade Gestora, ou seja, o funcionário designado como administrador local do SIGFIS do seu próprio órgão, possui as ferramentas necessárias para manejar o cadastro dos servidores que precisem ter seu acesso ativado ou desativado no sistema (inclusive podendo realizar o reset de senha, quando solicitado). Recomendamos, portanto, que dirija a presente solicitação ao Administrador Local do sistema da sua UG, que foi responsabilizado pela gestão do SIGFIS no seu órgão.

Entretanto, caso não exista ainda a figura desse Administrador Local do SIGFIS na sua UG, esclarecemos que, desde 07/03/2018, a atribuição dessa responsabilidade passou a ser viabilizada também por meio do eTCERJ – assim, o cadastro desses Administradores Locais deixa de ser feito por encaminhamento de ofício ao TCE-RJ. Explicações mais detalhadas podem ser encontradas no Portal Web do TCE-RJ, na seção Notícias (acesse o link <http://www.tce.rj.gov.br/web/guest/todas-noticias/-/asset_publisher/SPJsTl5LTiyv/content/atencao-jurisdicionado-sigfis-tem-novidade-no-cadastro>).

 

Basta gerar as informações novamente através do SIGFIS e fazer novo envio através do eTCERJ.

 

O item cancelado não deve ser cadastrado, uma vez que o sistema não admite o cadastramento de item sem uma cotação a ele correspondente. Logo, esse item cancelado do certame deve ser excluído do informe no SIGFIS.

 

A geração das informações da LRF para envio através do eTCERJ são feitas inicialmente no SIGFIS (inclusive a carga do arquivo da RGF). Após gerar os arquivos no SIGFIS, a remessa aparece no eTCERJ para envio.

 

A LRF é gerada através do SIGFIS e após a geração aparece no eTCERJ para envio. Foi elaborado um roteiro que pode ser utilizado para o usuário seguir e conseguir enviar a LRF sem temor de erros. Abaixo segue o roteiro passo-a-passo para envio de comunicações LRF e RREO:

Assumindo que os demais passos para cadastramento no SIGFIS foram realizados, seguindo as regras do Manual SIGFIS;

1. Cadastrar os dados de LRF no SIGFIS;

2. Ainda no SIGFIS, na opção 'Gerar Arquivos (RREO e DCRGF) para o TCE', selecionar o Ano e Bimestre de Geração;

3. Clicar em 'Enviar Arquivo Eletronicamente para o eTCERJ';

4. Ao clicar no link será aberta a 'Tela da Natureza LRF' do eTCERJ, contendo a relação de LRFs disponíveis para envio com a situação "Aguardando envio documentos";

5. Selecione na tela o Relatório ou Demonstrativo a ser enviado, de onde será aberta uma tela com 3 passos;

6. No passo 1 (Informações) informe a data da publicação;

7. No passo 2 (Documentos) visualize os documentos gerados a partir do SIGFIS e baixe a declaração que atesta a compatibilidade com a publicação. Procure o 'Tipo de Documento' com a informação abaixo:

"Declaração assinada eletronicamente que ateste a compatibilidade dos dados eletrônicos com o relatório publicado"
Modelo de Declaração: Baixar

8. O Responsável deve assinar eletronicamente a declaração com o certificado digital e fazer o upload da Declaração para o sistema e TCERJ na opção acima;

9. Ir para o passo 3 (Verificar Pendências). Se não houver pendências, finalize a elaboração e envie a LRF para o TCERJ (a situação da remessa mudará de "Aguardando Envio" para "Enviado");

10. Imprimir o recibo de envio gerado no passo anterior.

 

Para login no sistema, o usuário deve se certificar de que está utilizando o Internet Explorer em sua versão mais recente (IE11). Outros navegadores apresentam problemas, retornando indevidamente a mensagem de erro de 'login incorreto'.

 

Caso haja esquecimento da senha, deverá ser solicitado ao Administrador do Sigfis junto ao órgão a exclusão e recriação do usuário no grupo onde ele esteja inserido, quando então será atribuída a senha padrão do Sistema.

Apenas o próprio usuário pode alterar sua senha. O procedimento está disponível no item ‘Administração' do menu lateral de botões do Sistema.

No momento do adiamento, o registro do Edital no Sistema deve ser alterado, assinalando-se o campo ‘Adiado Sine Die' (sem data). Quando da nova publicação fixando a data para o certame, deve-se retificar o registro desmarcando o campo citado, informando ainda a nova data nos campos ‘Data do Início do Certame' e ‘Data da última Republicação', como também em ‘Imprensa Oficial – Republicação' o jornal onde se republicou o aviso do Edital.

 

O cadastramento de atos e contratos, com a promulgação da deliberação 280, de 06/09/2017, passou a ser feito nos Informes Mensais do Sigfis periodicamente enviados para carga de dados no TCE, na opção de Menu ‘Dados'. Apenas Editais terão a possibilidade de envio de documentos como na antiga Deliberação 262.

Caso o usuário não tenha acesso às telas de inserção de dados nos Informes Mensais, deverá solicitar ao Administrador do SIGFIS do seu órgão ou entidade para que inclua a funcionalidade no grupo do qual esteja cadastrado.

 

Caso o usuário registre um Termo de Contrato, Convênio ou Ato de Dispensa identificando-o com um simples numero sequencial (ex: "001/2018", "002/2018", "003/2018", etc.) será exibida a mensagem de erro "REGISTRO JÁ CADASTRADO." se esse sequencial já houver sido utilizado anteriormente para outro Termo ou Ato.

Para que o erro não aconteça, sugerimos utilizar um caractere diferenciador para o segundo documento (ex: "001/2018 GAB", "002/2018 GAB", "003/2018 GAB", etc.).

 

O ajuste celebrado num Termo de Ajuste de Contas pode ser relativo a vários períodos, que devem ser explicitados no objeto do acordo. As datas de início e de término na tela do Sistema referem-se às datas de início e fim da execução do acordo, e não dos períodos que ensejaram a celebração deste.

Problemas desta natureza ocorrem quando o usuário não utiliza o Internet Explorer em sua versão mais recente ou quando o diretório onde o arquivo se encontra possui restrições de acesso.

 

Ao enviar os dados dos Informes Mensais de uma competência, caso tenham sido efetuadas alterações em competências anteriores, será exibida mensagem de erro listando os períodos que deverão ser reenviados previamente. Somente após a entrega destas competências será possível encaminhar a que determinou a exibição da mensagem.

 

Caso o usuário deseje cadastrar um Termo de Reconhecimento de Dívida, selecione na Barra de Menu lateral do Sistema a opção ‘Informes Mensais' e, em seguida, clique em ‘Contratos Despesas'. Ao incluir o registro selecione a opção correta no campo ‘Tipo de Contrato'.

 

Caso o usuário deseje cadastrar um Termo de Ajuste de Contas, selecione na Barra de Menu lateral do Sistema a opção ‘Informes Mensais' e, em seguida, clique em ‘Contratos Despesas'. Ao incluir o registro selecione a opção correta no campo ‘Tipo de Contrato'.

 

O Edital e a homologação serão registrados no SIGFIS apenas pelo órgão que conduziu o certame.

O cadastramento das Atas de Registro de Preços deve ser realizado exclusivamente pelos órgãos e entidades que apenas aderiram ao certame conduzido por terceiros, não estando relacionados no Edital da Licitação. Este cadastramento está disponível na tela de ‘Atos de Adesão à Ata de Registro de Preço/Dispensas/Inexigibilidades de Licitação/Desapropriação de Imóveis'.

 

Se o jurisdicionado conduziu o certame licitatório e formalizou Termo de Contrato, ao se registrar o Termo deverá ser informada a licitação no campo específico da tela de Contratos de Despesas.

Caso o jurisdicionado não tenha conduzido o certame mas seja parte integrante da Ata, ao se registrar o Termo de Contrato deverá ser assinalada a opção ‘NÃO APLICÁVEL' no campo ‘Licitação'.

Na hipótese de adesão a Ata, esta deverá ser informada no campo ‘Ato de Adesão / Dispensa / Inexigibilidade' da tela de Contratos de Despesas.

 

Na hipótese de ter sido celebrado um Termo Formal de Contrato, este deverá ser informado no registro do Empenho. Não havendo Termo Formal, esta circunstância deverá ser justificada.

Caso a licitação que originou a Ata tenha sido conduzida por outro órgão e o jurisdicionado seja parte integrante do Edital, o campo licitação não deverá ser preenchido, sendo feita a justificativa com a seleção da opção 8 ‘outros casos' e o texto explicativo ‘licitação realizada por outro órgão'.

Por último, se o jurisdicionado aderiu a Ata de terceiros, esta deverá ser assinalada no campo ‘Dispensa / Inexigibilidade'.

 

Não há previsão no Sistema para o lançamento de aditivos e apostilamentos para Atas de Registro de Preços.

 

Se a despesa se enquadrar nas naturezas isentas de formalização (ex: diárias, Folha de Pagamento, etc), não será exigida pelo Sistema a justificativa para a ausência de Contrato.

Caso contrário, a circunstância determinante da ausência deverá ser convenientemente esclarecida no registro do Empenho, de modo a permitir o envio dos Informes Mensais da competência do registro.

 

Entretanto, havendo Contrato, este deverá ser lançado no SIGFIS assinalando-se a opção ‘NÃO APLICÁVEL' nos campos ‘Licitação' e ‘Ato de Adesão / Dispensa / Inexigibilidade'.

Há ainda a obrigatoriedade de apor justificativa no registro dos empenhos para a ausência de certame licitatório ou dispensa.

 

No momento não há previsão para a inclusão de Consórcios no SIGFIS.

A matéria está em estudos pelo Controle Externo do TCE-RJ e será oportunamente divulgada quando da conclusão dos trabalhos.

 

Os dados importados das licitações homologadas precisam ser idênticos aos registrados nos Editais. Os arquivos de importação devem ser alterados para que o processo seja concluído com êxito.